للقيد بالصادر وتسلم اصل الخطاب لسكرتارية المدير العام للقيام بارسالة بالفاكس ومن ثم إعادة اصل الخطاب للاتصالات الإدارية لأرسالة كالمتبع عن طريقهم مع الاحتفاظ بصورة من الخطاب والمرفقات لدى الاتصالات الادارية ويرسل فقط اصل الخطاب للجهة المعنية.